学校にいると様々なプリントが毎日配布されると思います。必要なものから必要ないものまでさまざま配られます。全て取っておいたら、ファイルがいくつあっても足りません。そこで、自分が行っている書類整理術を伝えていきたいと思います。
１ 自分に関係ないものは即リサイクルボックスへ
明らかに自分に関係ないお知らせなどの書類があります。そんな書類は取っておいても何の意味もないので、即リサイクルです。リサイクルボックスがなければ、処分してしまっても良いでしょう。
２ 紙媒体で残さなくてもいいものはPDFへ
どうしても紙で残しておく必要のある書類以外はスキャナーで取り込んで、PDFにしましょう。自分が紙で残しておくのは、
PDFにすると良いもの
〇職員会議
〇保険関係書類
〇出張関係の書類
〇各委員会活動の書類
〇部活動関係の書類
３ 写真にとる
いつでも見れるように写真に撮っておくと便利です。個人情報が載っているものに関しては、個人情報のところを消してとることもできますが、面倒くさいのでお勧めはしません。家で明日の予定を確認したり、少し先の予定を確認したりするときにすぐでてきます。写真が増えてきたり、探しにくくなる場合は、仕事専用のアルバムを作りましょう。
撮ると良いもの
〇出張関係の書類
〇年間行事予定
〇月の行事予定
〇部活動の予定
〇行事の予定
〇懇親会の詳細
４ PDFにしたデータを分類する
スキャナーで取り込んだデーターを探しやすいようにフォルダ分けします。先ほど、
PDFにすると良いものであげていたままのファイル名でもいいかと思います。
〇職員会議
〇保険関係書類
〇出張関係の書類
〇各委員会活動の書類
〇部活動関係の書類
職員会議に関しては内容がたくさんあるのでスキャナーする際に分割できるのであれば、行事ごとに分けておくと
〇始業式
〇入学式
〇運動会
〇送る会
といったようにさらに見やすくすることもできるかと思います。
このような方法を用いて、書類を管理し、できるだけ整った場所で仕事をするようにすることが業務の効率化につながると思います。１分１秒でも無駄にせず、できるだけ早く帰れるようにしていきましょう。
今日のポイント
<書類整理の仕方>
①いらないものは即リサイクル
②書類で取っておかなくてよいものはPDFへ
③写真も上手く利用
